Suivi des devis : le tableau Excel d'une page à recopier, et les 3 chiffres qu'il révèle
Par Lamine Bouali · · 6 min de lecture
Un tableau de suivi des devis tient sur une page : une ligne par demande, dix colonnes, de la date de l'appel au montant signé. Vous le remplissez à chaque nouvelle demande, puis cinq minutes par jour. Au bout d'un mois, il vous donne trois chiffres que la mémoire ne donne jamais : le nombre de demandes, de devis envoyés et de devis signés.
21 h, les devis sur la table de la cuisine. Vous avez l'impression d'avoir beaucoup chiffré ce mois-ci, et peu signé. Le tableau transforme cette impression en chiffres, et vous dit où les chantiers se perdent.
Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi des devis ?
Un bon tableau de suivi des devis a dix colonnes, pas plus : la date, le nom, les travaux, la source, le rappel, la visite, le devis envoyé, la relance, le statut et le montant. Chaque colonne répond à une question que vous vous posez déjà, et rien d'autre. Au-delà, on arrête de le remplir.
| Colonne | Ce qu'on y écrit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Date | Le jour où la demande arrive | Mesure le délai jusqu'au rappel |
| Nom | Nom et téléphone du client | Le retrouver sans chercher dans le téléphone |
| Travaux | En quatre mots : « salle de bains, 6 m² » | Trier les chantiers qui vous intéressent |
| Source | Google, bouche-à-oreille, panneau, plateforme, site | Savoir ce qui fait signer, pas seulement sonner |
| Rappel | Date et heure du premier vrai échange | Voir les demandes rappelées trop tard |
| Visite | Date de la visite technique | Repérer les visites qui ne donnent rien |
| Devis envoyé | Date d'envoi | Point de départ des relances |
| Relance | Date de la prochaine relance | La ligne ne dort jamais |
| Statut | Un mot, dans une liste fermée | Compter sans réfléchir |
| Montant | Montant hors taxes du devis | Voir ce que vaut votre carnet |
Le statut se choisit dans une liste fermée, toujours la même : Nouveau, Rappelé, Visite prévue, Devis envoyé, Relancé, Signé, Perdu, Sans suite. Un statut écrit à la main, « en attente », « à voir », ne se compte pas.
Le modèle à recopier
Copiez cette ligne d'en-tête dans la première ligne d'Excel ou de Google Sheets. La deuxième ligne est un exemple inventé pour montrer le format : effacez-la.
| Date | Nom | Travaux | Source | Rappel | Visite | Devis envoyé | Relance | Statut | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14/10 | M. Exemple, 06 00 00 00 00 | Salle de bains, 6 m² | 14/10, 18 h 20 | 17/10 | 21/10 | 24/10 | Devis envoyé | 9 800 € |
Trois réglages rendent le tableau utilisable sur le téléphone :
- Figez la première ligne, pour garder les titres visibles quand vous descendez.
- Mettez une liste déroulante sur Statut et Source (la validation des données, dans Excel comme dans Google Sheets) : un doigt suffit, et les mots restent les mêmes.
- Mettez les dates au format date, pas en texte : c'est ce qui permet de trier par relance.
Google Sheets a l'avantage de s'ouvrir sur le téléphone et sur l'ordinateur du bureau, avec la même version. Excel fait le même travail si le fichier est au même endroit pour tout le monde.
Comment le tenir en 5 minutes par jour
Le tableau se tient en deux gestes : une ligne créée au moment où la demande arrive, et cinq minutes le soir pour mettre à jour les statuts et les dates de relance. La règle qui fait tout marcher : aucune ligne ouverte sans date de prochaine action.
- À chaque appel ou message, créez la ligne tout de suite, même avec trois cases. Trente secondes, avant d'oublier le nom.
- Le soir, triez par la colonne Relance. Les lignes du jour et celles en retard remontent en haut.
- Mettez à jour le statut de chaque ligne touchée dans la journée.
- Donnez une date de relance à chaque ligne encore ouverte. Pour le calendrier et les messages, voyez comment relancer un devis.
- Fermez les lignes mortes en Perdu ou Sans suite. Ne les effacez pas : elles comptent.
Le vendredi, ajoutez cinq minutes pour compter. C'est là que le tableau commence à parler.
Les 3 chiffres que le tableau révèle
Le tableau de suivi révèle trois chiffres : les demandes reçues, les devis envoyés et les devis signés. Leur rapport dit où vous perdez des chantiers : avant le devis, c'est le rappel ou le tri qui pèche ; après le devis, c'est le prix, la présentation ou la relance.
Exemple de calcul, avec des chiffres inventés pour l'illustration : sur un mois, 40 demandes, 22 devis envoyés, 7 devis signés.
| Calcul | Résultat | Ce qu'il dit |
|---|---|---|
| Devis envoyés ÷ demandes | 22 ÷ 40 = 55 % | Près d'une demande sur deux ne va pas jusqu'au devis |
| Signés ÷ devis envoyés | 7 ÷ 22 = 32 % | Le taux de signature de vos devis |
| Signés ÷ demandes | 7 ÷ 40 = 17,5 % | Ce que devient une demande, du premier appel à la signature |
Si le premier rapport est bas, regardez la colonne Rappel : les demandes rappelées le lendemain sont-elles celles qui ne vont pas au devis ? La méthode est dans comment rappeler une demande de devis, et le simulateur des demandes perdues chiffre ce que coûtent les rappels tardifs, avec vos propres taux.
Si le deuxième rapport est bas, le problème est après la visite : le devis, le prix ou la relance. Les cinq moments où ça se joue sont dans signer plus de devis.
Triez ensuite par Source et refaites le calcul pour chaque source. Une source qui fait beaucoup sonner et peu signer coûte plus de temps qu'elle n'en rapporte.
Les erreurs qui font abandonner le tableau
- Noter les devis, pas les demandes. Les demandes jamais rappelées disparaissent, et ce sont elles qui coûtent le plus.
- Ajouter des colonnes. Marge, fournisseur, couleur du carrelage : tout ça va dans le dossier du chantier, pas dans le suivi.
- Remplir le tableau le dimanche, de mémoire. Les dates deviennent fausses, et les chiffres avec.
- Effacer les perdus. Sans eux, votre taux de signature est faux, et toujours flatteur.
À faire dès ce soir
Créez le fichier, copiez la ligne d'en-tête, puis remontez votre journal d'appels et vos SMS des quinze derniers jours. Une ligne par demande, même celles que vous n'avez jamais rappelées. Vous aurez vos trois premiers chiffres avant d'aller vous coucher.
Si vous voulez savoir combien de demandes votre zone pourrait vous apporter, le diagnostic est gratuit : Recevoir les chiffres de ma zone.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel pour suivre ses devis quand on est artisan ?
Non, pour commencer. Un tableau Excel ou Google Sheets de dix colonnes suffit à suivre les demandes, les devis et les signatures. Un logiciel devient utile quand plusieurs personnes chiffrent et relancent, ou quand le tableau dépasse quelques centaines de lignes.
Quelles colonnes mettre dans un tableau de suivi des devis ?
Dix colonnes : date, nom, travaux, source, rappel, visite, devis envoyé, relance, statut et montant. Le statut se choisit dans une liste fermée, pour pouvoir compter. Le reste va dans le dossier du chantier.
Comment calculer son taux de transformation de devis ?
Divisez le nombre de devis signés par le nombre de devis envoyés sur la même période, puis multipliez par 100. Calculez aussi les signatures divisées par les demandes reçues : ce deuxième chiffre montre les chantiers perdus avant même le devis.
Combien de temps garder une ligne ouverte dans le tableau ?
Tant qu'elle a une date de prochaine relance. Quand le client a dit non, ou ne répond plus après votre message de clôture, passez la ligne en Perdu ou Sans suite, et gardez-la pour vos calculs.